Setelah kita dapat mengupload dan mengakses data file ke layanan cloud storage, maka kita juga dapat membagikan akses data kita ke orang lain.

Baca : Pemanfaatan Teknologi Cloud Storage Sebagai Media Penyimpanan & Backup Data

Secara garis besar kita dapat membagikan file dalam 2 metode, membagikan dalam bentuk tampilan folder atau membagikan dalam bentuk format tampilan halaman file.

Kemudian pada masing-masing metode tersebut, terdapat 3 level akses yang dapat kita berikan, yaitu :

1. Level editor : dapat mengubah, menambah, menghapus dan mengunduh file
2. Level pelihat : dapat melihat file, tidak dapat mengubah file, tapi masih dapat mengunduh file
3. Level pelihat terbatas : dapat melihat file tapi tidak dapat mengubah dan mengunduh file

Sementara jenis link yang dapat kita bagikan adalah :

1. Untuk siapapun tanpa harus login
2. Untuk user yang berada dalam instansi kita
3. Untuk user dalam instansi kita yang sudah kita berikan akses khusus
4. Untuk user di dalam/luar instansi kita yang sudah kita berikan akses khusus

Berikut caranya..

A. Metode membagikan file dalam tampilan folder

1. Login ke akun OneDrive seperti yang dibahas di halaman Mengakses Data Pada Layanan Cloud OneDrive Melalui Perangkat Lain
2. Pilih folder atau file yang ingin dibagikan, klik ikon bagikan
3. Klik ikon Gear untuk pilihan lebih lanjut
4. Pilih jenis link dan level akses yang akan diberikan
5. Copy link akses file yang akan kita berikan ke orang lain
6. Pada metode ini, saat user lain membuka link yang kita bagikan maka tampilan yang muncul adalah berupa file explorer atau tampilan folder dimana file ditempatkan, sehingga user lain dapat mengubah, menghapus, atau menambah serta mengunduh file yang ada tergantung dari level akses yang diberikan.

B. Metode membagikan file dalam tampilan halaman file

1. Login ke akun OneDrive lalu buka salah satu file kita, misal file excel
2. Langkah selanjutnya sama dengan metode membagikan file dalam tampilan folder diatas, mulai langkah ke-3 sampai selesai
3. Jika menggunakan metode kedua ini, saat user lain mengakses file kita, tampilan yang muncul adalah langsung pada halaman file bukan pada file explorer/tampilan folder